Les avantages et les inconvénients de la télécopie par IP et de votre transformation numérique

Vous êtes passé d’un monde connecté au cuivre dans vos locaux à des réseaux IP et des services dans le nuage. Mais un élément est passé à travers les mailles du filet : votre service de télécopie.

Il y a de fortes chances, puisque vous lisez ce bloque, que la télécopie soit importante pour votre entreprise. La télécopie est souvent perçue comme une technologie « dépassée », mais elle est profondément enracinée dans de nombreuses entreprises. Elle relie les organismes à leurs fournisseurs, partenaires, clients, patients et autres associés clés.

Si de nombreux systèmes et plates-formes numériques abondent dans l’écosystème des communications d’entreprise, ils se heurtent souvent à des difficultés lorsqu’il s’agit de partager des données entre organismes. L’un utilise probablement un ensemble d’outils tandis que l’autre exploite un ensemble de systèmes entièrement distincts. Ceci, comme l’explique Jonathan Coopersmith, est pourquoi la télécopie est toujours bien vivante dans divers secteurs et régions géographiques (lien disponible en anglais).

Alors, comment concilier la télécopie traditionnelle avec les objectifs de transformation numérique de votre organisme? Poursuivez votre lecture pour en savoir davantage sur les avantages et les inconvénients des options de télécopie les plus fréquemment utilisées — y compris la télécopie par IP (solutions FoIP) — afin de décider quelle est celle qui convient le mieux à votre entreprise.

Option 1 : Conservez vos anciennes lignes de télécopie

L’option 1 est essentiellement l’hypothèse nulle — ne rien faire.

Pour :

1. L’option 1 est facile et ne nécessite aucune modification du statu quo.

Contre :

1. Les anciennes lignes de télécopie peuvent être coûteuses. Il se peut que vous deviez acheter un volume trop important pour répondre à vos besoins. Les tarifs interurbains par minute peuvent monter en flèche.
2. À long terme, de nombreux opérateurs de téléphonie locale (ESLT — ce sont les sociétés de téléphone qui, à l’origine, détenaient le monopole du service local dans une région) éliminent progressivement les anciennes lignes de télécopie. Votre organisme pourrait, au bout du compte, être obligé de faire un changement, que vous soyez prêt ou non.
3. Par « télécopie traditionnelle », on entend l’équipement traditionnel que vous devez gérer et entretenir pour préserver la connectivité. Certaines de ces technologies peuvent être en fin de vie et ne plus pouvoir être prises en charge. Il peut également être difficile de trouver des personnes qualifiées pour effectuer la gestion et l’entretien nécessaires.
4. Le fait de conserver les lignes de télécopie et le matériel existants peut aller à l’encontre des objectifs de transformation globale de votre entreprise.

Bien que le maintien des lignes de télécopie existantes puisse sembler une solution facile, cela finira par coûter plus cher à votre entreprise — en termes de coûts de télécopie, de gestion et d’entretien. De plus, vous risquez de devoir vous précipiter dans une solution de télécopie si votre fournisseur de services traditionnels décide de mettre fin à la prise en charge des télécopies traditionnelles.

Option 2 : Migration vers la télécopie numérique (par courrier électronique)

Lorsque l’on pense à transférer la télécopie vers l’IP, c’est la télécopie numérique qui vient souvent à l’esprit.

Pour :

1. La télécopie par courrier électronique peut être particulièrement pratique si vous avez de nombreux employés de bureau qui doivent envoyer et recevoir des télécopies. Chaque utilisateur dispose essentiellement d’un télécopieur logé dans son client de messagerie, ce qui lui permet d’envoyer et de recevoir des télécopies de manière harmonieuse.
2. La télécopie numérique peut être très rentable si votre organisme n’envoie qu’un petit volume de télécopies sur une base semi-régulière. Si ce cas de figure ressemble à votre organisme, le passage d’une ligne de télécopie traditionnelle à une ligne de télécopie numérique peut vous permettre de réaliser des économies intéressantes.

Contre :

1. La télécopie numérique n’est pas une télécopie en temps réel, il peut donc y avoir certains problèmes associés comme les faux positifs. Cela signifie que vous pourriez penser qu’une télécopie a été livrée, et découvrir après coup qu’elle ne l’a pas été.
2. La télécopie numérique introduit un intermédiaire dans le processus de télécopie — il n’y a pas de connexion directe entre l’expéditeur et le destinataire. Cela peut être problématique si votre entreprise doit satisfaire à certaines exigences de conformité réglementaire (comme HIPAA, FERPA, SOX, et autres). L’ajout d’une étape supplémentaire au processus de télécopie introduit également une autre possibilité de compromettre la sécurité des données.
3. Comme la télécopie numérique envoie des télécopies à votre adresse électronique, il se peut que vous deviez revoir entièrement des processus existants de votre entreprise lorsque vous passerez à un autre système.
4. La télécopie numérique ne prend pas vraiment en charge les besoins de télécopie à grand volume. Si vous devez envoyer de grandes quantités de télécopies, cette solution n’est peut-être pas pour vous.

La télécopie numérique peut être une bonne alternative à la télécopie traditionnelle pour les petites entreprises ayant des besoins de faible volume. Mais pour les organismes ayant des exigences de conformité réglementaire, des préoccupations en matière de sécurité des données et des volumes plus importants, cette solution n’est pas idéale.

Option 3 : Télécopie T.38 en temps réel

T.38 est le protocole standard de l’Union internationale des télécommunications (UIT) pour la télécopie sur IP.

Pour :

1. La télécopie T.38 en temps réel est justement cela — en temps réel, sans qu’aucun intermédiaire n’interrompe la connexion entre l’expéditeur et le destinataire. Cela signifie moins de faux positifs, moins de possibilités de compromettre l’intégrité des données et une conformité plus facile aux réglementations telles que HIPAA puisque les données ne sont pas stockées lors de la transmission.
2. En plus d’être sûre, la télécopie T.38 peut également être cryptée pour offrir un niveau de protection supplémentaire. C’est un avantage considérable par rapport à la télécopie traditionnelle, qui ne peut pas être cryptée. Veillez à rechercher le cryptage AES pour la télécopie T.38, qui est le cryptage le plus rigoureux disponible sur le marché.
3. La télécopie T.38 en temps réel est flexible. Que vous ayez besoin de remplacer une seule ligne de télécopie analogique ou que vous ayez des volumes de télécopie de production, il existe une solution T.38 pour vous. Si votre entreprise dispose de télécopieurs, vous pouvez connecter les lignes de télécopie T.38 à ces appareils pour envoyer et recevoir des télécopies comme dans le cas du service traditionnel. Si vous disposez également de serveurs de télécopie qui prennent en charge la livraison par courrier électronique, vous pouvez configurer votre télécopieur en temps réel pour qu’il émette des télécopies numériques pour certains ou pour tous vos utilisateurs. Le choix vous appartient!
4. Par rapport à la télécopie traditionnelle, la télécopie T.38 peut offrir des économies importantes — des coûts d’entrée et de sortie plus faibles parce que les télécopies tirent parti d’Internet, plus la possibilité d’évoluer pour prendre en charge des volumes précis, sans avoir à faire d’achats supplémentaires.

Contre :

1. Tous les télécopieurs T.38 sur le marché ne sont pas de véritables télécopieurs T.38. Certains fournisseurs peuvent déconseiller la signalisation à un protocole vocal (G.711, pour ceux qui sont intéressés) en cours de transmission, ce qui peut entraîner des taux plus élevés d’échec de la transmission en raison de la perte de paquets. Si vous avez déjà essayé le T.38 et que vous l’avez trouvé un peu incohérent, cela aurait pu être le cas.

La télécopie T.38 combine le meilleur de la télécopie traditionnelle avec le meilleur de la télécopie par IP, ce qui en fait une option de transformation de télécopie numérique flexible, abordable et fiable pour de nombreux organismes.

Le fait d’opter pour l’abandon du système de télécopie traditionnel analogique peut sembler une proposition décourageante. La télécopie est essentielle pour de nombreux flux de travail et processus d’entreprise, et les options peuvent sembler accablantes. Mais une bonne compréhension des avantages et des inconvénients dans vos choix — y compris le fait de ne pas changer de fournisseur — peut vous aider à rationaliser votre processus décisionnel.

Si vous souhaitez discuter des possibilités de modernisation de votre télécopie, nos experts sont là pour vous aider. Remplissez le formulaire et l’un de nos experts en télécopie communiquera sous peu avec vous.