Cinq fonctions méconnues de la téléphonie d'affaires en nuage

Un forfait de téléphonie d'affaires peut sembler assez banal: une ligne téléphonique principale, des postes pour les employés et quelques fonctions telles que la messagerie vocale et la télécopie pour couvrir les besoins de base. Mais les plateformes de communications unifiées d'aujourd'hui ont bien plus à offrir que les éléments de base, et il est probable que vous n'utilisiez pas pleinement des fonctions qui pourraient faire passer vos communications internes et externes à un niveau supérieur.

Voici cinq fonctionnalités de téléphonie d'affaires en nuage qui devraient faire partie de votre solution de communication d'entreprise actuelle (ou de la prochaine solution que vous choisirez), et pourquoi elles méritent d'être intégrées dans vos activités quotidiennes cette année.

1. Console réceptionniste: fournir des outils performants pour gérer les appels et améliorer le service à la clientèle

Les réceptionnistes jouent un rôle essentiel dans chaque entreprise: elles accueillent les visiteurs, répondent aux appels téléphoniques et soutiennent les activités de l'entreprise avec efficacité, compétence et une attitude serviable. Pourquoi ne pas leur faciliter un peu la vie en leur fournissant une console réceptionniste que l'on retrouve dans de nombreuses plates-formes téléphoniques d'affaires?

Une console réceptionniste permet d'acheminer les appels de manière simple et intuitive, directement à partir de l'ordinateur de la personne responsable. Grâce à la console, la réceptionniste peut répondre aux appels, les transférer, les parquer, les mettre en attente ou les passer. Comme la console affiche tous les postes téléphoniques d'un seul coup d'œil, la réceptionniste peut toujours savoir qui est disponible et qui ne l'est pas, de sorte que les appels sont transférés de manière efficace.

Une console réceptionniste bien conçue permet d'améliorer le service à la clientèle, car les appels ne sont plus manqués ou ignorés. Lorsque le volume d'appels est élevé, la réceptionniste peut transférer les appels à une personne de réserve. Elle peut également activer un service de file d'attente qui lui permet de placer les appels dans une file d'attente et de les classer par ordre de priorité ou de les séparer. Par exemple, des files d'attente peuvent être créées en fonction d'un produit, d'une langue, d'une région ou d'autres critères. D'autres membres de l'équipe peuvent se connecter à une file d'attente afin de répondre à un volume élevé d'appels ou à des besoins spécifiques.

2. Réceptionniste automatique: bénéficier d'une assistance virtuelle pour le routage des appels, le filtrage et plus encore

Si votre entreprise a fréquemment des appelants en attente, il se peut que vous ayez besoin d'une autre réceptionniste, c'est-à-dire d'une réceptionniste automatisée. Cette fonction, également appelée réponse vocale interactive (RVI), est disponible dans de nombreuses solutions de téléphonie d'affaires en nuage. Elle peut améliorer considérablement l'expérience de l'appelant en lui apportant l'aide dont il a besoin plus rapidement et plus efficacement. 

Même si vous utilisez déjà une  réceptionniste automatisée, vous ne profitez peut-être pas de toutes ses fonctionnalités. Par exemple, voici toutes les fonctionnalités que vous pouvez obtenir grâce à la réceptionniste automatisée de Cloudli:

• Routage basé sur des règles: configurez le système pour qu'il détermine où et quand il doit transférer les appels.
• Options de l'appelant: laissez les clients décider s'ils veulent rester dans la file d'attente, laisser un message vocal ou être rappelés lorsqu'un agent sera disponible.
• Ne pas déranger: permettez aux membres de l'équipe d'indiquer s'ils sont occupés ou absents du bureau et s'ils souhaitent que tous leurs appels soient directement dirigés vers la messagerie vocale.
• Filtrage des appels: évitez les appels indésirables en présélectionnant des numéros de téléphone et en les faisant intercepter et acheminer selon l'option de traitement que vous avez définie.

Avons-nous mentionné que toutes ces fonctions sont virtuelles? Cela signifie que votre réceptionniste automatisée peut se trouver à un endroit tandis que vos agents et employés se trouvent ailleurs, ce qui vous donne une flexibilité totale dans la façon dont vous configurez le service à la clientèle.

3. Télécopie virtuelle: télécopiez de n'importe où

De nombreuses entreprises utilisent la télécopie pour transmettre des documents importants, en particulier ceux qui contiennent des informations confidentielles et sécurisées. Cela fonctionne bien lorsque vous êtes assis près d'un télécopieur, mais qu'en est-il lorsque vous êtes en déplacement? La télécopie virtuelle est la solution.

Si votre solution de téléphonie d'affaires est dotée d'une fonction de télécopie virtuelle, il est simple de l'utiliser. Il vous suffit de numériser le document que vous souhaitez télécopier et de joindre le fichier PDF à un courriel ou via un portail en ligne fourni dans votre forfait. Vous entrez ensuite le numéro de télécopie du destinataire à la place de l'adresse électronique, et le document est prêt à être envoyé. 

La même chose se produit lors de la réception d'une télécopie. Le document est envoyé dans votre boîte de réception et peut être visualisé, sauvegardé ou imprimé immédiatement.

N'oubliez pas que le document est télécopié, et non envoyé par courriel, et qu'il conservera donc toutes les protections de données et les commodités offertes par la télécopie. Le service de télécopie virtuelle de Cloudli crypte les données au repos et les protège contre le piratage en utilisant des rôles strictement contrôlés et un suivi continu de toutes les tentatives d'accès.

4. Appels et discussions de groupe: pour mieux communiquer avec votre équipe

Si votre forfait de téléphonie d'affaires est doté de la fonction de messagerie texte d'affaires (et il devrait l'être), vous pouvez l'utiliser pour communiquer rapidement et facilement avec votre équipe.

Par exemple, vous pouvez convertir une discussion par SMS avec un collègue en une conversation de groupe avec plusieurs coéquipiers, ce qui vous permet de partager des informations, d'envoyer des rappels de réunion, de clarifier les détails d'un projet et de répondre à des questions simples par l'intermédiaire de votre numéro de téléphone d'entreprise commun. Si un problème nécessite une discussion plus approfondie, il est facile de transformer instantanément la conversation en un appel de groupe.

5. Enregistrement des appels: enregistrez et sauvegardez les appels à des fins de référence ou de formation

Vous est-il déjà arrivé de terminer un appel important en vous disant: "J'aurais dû l'enregistrer''? Ou peut-être avez-vous besoin de consulter des appels dans le cadre d'une formation ou d'un contrôle de qualité? Dans ce cas, il est temps d'utiliser la fonction d'enregistrement des appels de votre plateforme de téléphonie d'affaires. De nombreuses solutions de téléphonie en nuage vous permettent d'enregistrer les appels et de les sauvegarder sur votre portail pour y accéder facilement. 

Cette fonction se doit d'être facile et intuitive à utiliser. Avec Cloudli, il vous suffit d'entrer un code court avant l'appel ou de cliquer sur le bouton "enregistrer" pendant l'appel pour lancer l'enregistrement, selon la solution. Le système avertit automatiquement les participants que l'appel est enregistré, de sorte que vous ne risquez pas d'enfreindre les lois sur la protection de la vie privée. Dès que vous raccrochez, l'enregistrement est accessible via l'application ou vous est envoyé par courriel, et vous pouvez alors l'écouter, le sauvegarder ou le supprimer en fonction de vos besoins.

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